¿Qué acciones tomar para mejorar la productividad?
Ruben L. Jaimes marzo 28, 2018

Hablar de productividad y resultados, puede ser un dolor de cabeza cuando toca autoevaluarnos, es muy difícil reconocer cuando tenemos los hábitos incorrectos para obtener lo que esperamos. Con anterioridad ya habíamos tratado algunos hábitos que te ayudarán a ser una persona productivabastante enfocados en la organización de tus actividades. Ahora nos corresponde revisar acciones y decisiones que te ayudarán a mejorar tus resultados.

Una de las acciones, que, puede parecer pequeña, pero trae grandes beneficios, es designar una hora específica para atender el correo electónico, o para llamar a nuestros clientes y/o contactos. Tan sencillo como suena. Muchas veces, al no tener un tiempo específico del día para atender nuestros contactos, nos olvidamos completamente de hacerlo hasta última hora. En el caso del correo, es probable que de vez en cuando revises tu  bandeja de entrada, pero cómo no es una actividad específica de tu plan diario, lo haces con cierto desinterés. Mirar la información con prisa y sin atención, nos puede privar de obtener promociones, y, peor aún, buenas oportunidades de negocio. En el caso del teléfono es lo mismo. Por simple lógica, cuando llamamos por télefono, ¿qué es lo que esperamos? Obviamente todos  esperamos que nuestra llamada sea atendida. Imagina que llamas a alguien para hacer una propuesta, y la persona en cuestión no se toma el tiempo suficiente para escucharte, o peor, ni si quiera te toma la llamada. Aunque después de un rato te la devuelva, algo dentro de ti no deja de pensar en ese desinterés que recibiste en un primer momento. Este es el mecanismo más común para perder tratos, o en su defecto, potenciales negocios. Todo se puede evitar designando unos momentos al día para atender nuestra red de contactos.

      Delegar es otra de las acciones que puede salvarnos de un apuro. En ésta misma plataforma ya habíamos tocado el tema de la importancia de la comunicación para una organización. Bien, delegar es una acción que fomenta la confianza entre los miembros del grupo de trabajo. Delegar no quiere decir que dejes todo tu trabajo en manos de tu compañero. Significa reconocer que no somos “todólogos”, aunque sepamos realizar todas las atcitividades de nuestra área, debemos reconocer que hay gente especializada que la puede hacer mucho mejor que nosotros. Es cierto que los resultados que se obtienen mediante el modelo “hazlo tú mismo” son bastante satisfactorios. Pero hay que ser sinceros, los resultados serán mucho mejores si hay un especialista para cada actividad. Imagina que un médico tuviese que ser oncólogo, pediatra, ginecólogo, cardiólogo y demás al mismo tiempo. Le resultaría, por decir lo menos, “muy complicado”, brindar la atención especializada que requiere cada paciente. Delegar actividades, es una acción que encima de aumentar la productividad, favorece la confianza, y, por lo tanto, el ambiente de trabajo.

En el terreno de la productividad y resultados, existe un debate un tanto extraño, sobre si es mejor ser una persona “multitask” o “monotask”. Hay quienes dicen que el multitasking ahorra tiempo, mientras otros afirman que el monotasking es la clave de la productividad. Lo cierto es que el multitasking puede servirte en contadas ocasiones, limitando su utilidad a sacarte de un apuro cuando el especialista no está disponible. Siguiendo la línea de lo mencionado en el punto anterior, ser monotaskingapela a la especialización de una actividad, que, en conjunto con otras, traerán mejores resultados, es el principio básico de la producción en cadena.

Finalmente, dejamos la técnica de los dos minutos, cuya premisa reza así: “Si ves una tarea que puedes realizar en dos minutos o menos, hazla inmediatamente”. Esta idea se fundamenta en que realizar una tarea al instante, realmente toma menos tiempo, comparado al proceso de, retrasar o programar la tarea, y después tener que dar un paso atrás para tener que realizar algo tan simple.

Es verdad que cada persona tiene su propia manera de ser productiva, pero con sus más y con sus menos, estas técnicas pueden ser adaptadas a tus actividades para que, en poco tiempo, veas mejores resultados. Anteriormente habíamos revisado algunos hábitos para ser más productivo, aún así mantente pendiente a la siguiente publicación en donde verás nuevos hábitos y técnicas que puedes usar para incrementar tu productividad.

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